❶そもそもショートカットキーとは？

ショートカットキーとは、キーボード上のキーを組み合わせて押すだけで特定のパソコン操作が行える機能のことです。

一般的にパソコンを操作するときは、マウスを操作してアイコンやメニューにポインターを合わせ、クリックするという手順を踏みます。マウス操作は直感的で分かりやすく、誰でも行いやすい操作内容です。

しかし、文字入力の作業中にパソコン操作が必要になる場合、キーボードから手を離してマウスを操作する手間が生じ、作業効率の低下につながります。

ショートカットキーはキーの組み合わせでパソコン操作ができるため、マウスを動かす必要がありません。キーボードを使用する作業に集中でき、作業効率の向上が可能です。

❷これだけは覚えておきたい！基本・定番のショートカットキー16選

ショートカットキーで使用するキーの組み合わせは、ソフトウェア共通の基本的なものや、ソフトウェアが独自に割り当てているものもあります。

まずはWordはもちろん、Excel・PowerPointといったその他オフィスツールでも使用できる基本のショートカットキーを紹介します。

【ファイルを操作するショートカットキー】

●Ctrl+O
「ファイルを開く」ウィンドウを呼び出します。

●Ctrl+N
新規ファイルを作成します。

●Ctrl+S
「ファイルを保存する」ウィンドウの呼び出し、もしくは上書き保存を実行します。

●Ctrl+W
実行中のファイルを閉じます。

【文字列の選択・操作をするショートカットキー】

●Ctrl+A
文書全体の文字列や画像を選択します。

●Shift+←（もしくは→）
現在のカーソル位置から矢印キーを押した数だけ、矢印方向の文字列を選択します。

●Ctrl+Shift＋↑（もしくは↓）
現在のカーソル位置から、段落の先頭までを選択します。↓矢印キーを組み合わせた場合は段落の末尾までを選択します。

●Ctrl+Shift＋Home（もしくはEnd）
現在のカーソル位置から、文書の先頭までを選択します。Endキーを組み合わせた場合は文書の末尾までを選択します。

●Ctrl+C
選択した文字列をコピーします。

●Ctrl+X
選択した文字列を切り取ります。

●Ctrl+V
切り取り、もしくはコピーした内容を貼り付けます。

●Ctrl+Z
実行した操作を一つ前の状態に戻します。

●Ctrl+Y
「Ctrl＋Z」で元に戻した操作を取り消します。

【文字列の装飾をするショートカットキー】

●Ctrl+B
文字を太字に装飾します。

●Ctrl+I
文字を斜体に装飾します。

●Ctrl+U
文字に下線を装飾します。

基本・定番のショートカットキーは、ほとんどが「Ctrl＋何らかのキー」という組み合わせです。比較的覚えやすいため、ぜひ活用してみてください。

❸業務効率化に有効！便利なショートカットキー20選

次に、基本的なショートカットキーの操作に慣れた方におすすめな、中級者向けの便利なショートカットキーを紹介します。

【フォントサイズを変更するショートカットキー】

●Ctrl+Shift+＞（もしくは＜）
文字のフォントサイズを、ツールバーのフォントサイズボックスの表示順に大きくします。＜キーを組み合わせた場合は小さくします。

●Ctrl+]（もしくは[）
文字のフォントサイズを1ポイントずつ大きくします。[キーを組み合わせた場合は1ポイントずつ小さくします。

【段落揃えができるショートカットキー】

●Ctrl+L
段落を左揃えにします。

●Ctrl+R
段落を右揃えにします。

●Ctrl+E
段落を中央揃えにします。

●Ctrl+J
段落を両端揃えにします。両端揃えは、長文を書いて各行の両端が不揃いになったとき、単語の間にスペースを挿入して見栄えをよくする機能です。

【文字列の検索・置換ができるショートカットキー】

●Ctrl+F
文字列の検索ができる検索ウィンドウを表示します。

●Ctrl+H
文字列の置換ができる置換ウィンドウを表示します。

【その他の便利なショートカットキー】

●Ctrl+Enter
次のページまで改行します。文章の区切りが付き、改ページするときに便利な機能です。

●Ctrl+K
「ハイパーリンクの挿入」ウィンドウを表示します。ハイパーリンクは、テキストや画像にリンクを設定する機能です。

●Ctrl+P
「印刷」ウィンドウを表示します。

●Ctrl+Home（もしくはEnd）
カーソル位置が文書の先頭に移動します。Endキーを組み合わせた場合は文書の末尾に移動します。

●Ctrl+Shift+C
カーソル位置の書式をコピーします。通常のコピーとは異なり、文字列の情報はコピーされません。

●Ctrl+Shift+V
選択した文字列に、コピーした書式のみを貼り付けます。

●Ctrl+Shift+D
文字に二重下線を装飾します。

●Ctrl+Shift+G
文字カウントウィンドウを表示します。

●Ctrl+Shift+L
段落を箇条書きに設定します。

●Ctrl+Alt+M
選択した文字列にコメントを挿入します。

●Ctrl+Alt+O
アウトライン表示に切り替えます。アウトラインは、文書の章・節・項などを階層的に表示できる機能です。

●Ctrl+Alt+V
「形式を選択して貼り付け」ウィンドウを表示します。適切な貼り付け形式を選びたいときに役立つ機能です。

紹介したショートカットは、3つ以上のキーの組み合わせであったり、使用頻度が高くはない機能であったりと、覚えるのに時間がかかる内容です。

しかし、使い慣れさえすれば、文字数の多い文章や見出し・フォントサイズを意識する文書を作成するときに大幅な時間短縮を実感できるようになるでしょう。

❹Wordでさらなる業務効率化・時短を目指すなら？

Wordでさらなる業務効率化・時短を目指すなら、「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」と「ショートカットキーのカスタマイズ」の活用も有効です。

ここからは、2つの機能について概要を説明し、それぞれの機能でできることと具体的なやり方も解説します。

■クイックアクセスツールバーのカスタマイズ

クイックアクセスツールバーとは、よく使用する機能をアイコン表示できる、カスタマイズ可能なツールバーです。Wordの場合は「ファイル」「ホーム」「挿入」などが表示されているリボンの上に、クイックアクセスツールバーがあります。

クイックアクセスツールバーのカスタマイズは、下記の手順で行います。

1、リボンの「ファイル」をクリックする。
2、「オプション」をクリックし、「クイックアクセスツールバー」を選択する。
3、「コマンドの選択」から表示したいコマンドを選び、「追加」をクリックする。

クイックアクセスツールバーに追加したコマンドは、「Alt＋数字キー」のショートカットキーで使用可能です。例として「Alt＋1」を押せば、左から1番目のコマンドを呼び出します。

■ショートカットキーのカスタマイズ

ショートカットキーのカスタマイズは、ショートカットキーを新たに作成できる機能です。

ショートカットキーのカスタマイズは、下記の手順で行います。

1、リボンの「ファイル」をクリックする。
2、「オプション」をクリックし、「リボンのユーザー設定」を選択する。
3、「ショートカットキー：ユーザー設定」をクリックし、「キーボードのユーザー設定」を開く。
4、「分類」と「コマンド」で追加したい機能を選び、「キーストロークの指定」で割り当てるキーの組み合わせを実際に押す。
5、下部の「割り当て」を押して、設定を完了する。

ショートカットキーのカスタマイズでは、新しいショートカットキーの作成だけではなく、既存のショートカットキーに別機能を割り当てるという使い方もできます。

ショートカットキーは、あらかじめ割り当てられた機能をキーの組み合わせだけで呼び出す機能です。

文書作成業務に使用するWordは、さまざまなショートカットキーに対応しています。紹介したショートカットキーの組み合わせをマスターすることで、Word作業の業務効率化が可能です。

クイックアクセスツールバーやショートカットキーのカスタマイズも使えば、さらなる時短もできます。業務でWordをよく使用する方は、紹介した手順でそれぞれの機能を活用してみましょう。